Правила проведения мероприятий в ОЦ
ГлавнаяУважаемые арендаторы! Данные Правила разработаны для полного и качественного оказания услуги «аренда зала для конференций и переговоров».
Внимание!!! Проведение мероприятия возможно только при наличии документа, подтверждающего полную оплату.
1. Заявка на проведение мероприятий заполняется заранее, не позднее 48 часов до начала мероприятия (см. приложение1 на сайте) в случае безналичного расчета и непосредственно перед проведением мероприятия при наличном расчете.
2. В заявке необходимо указать: наименование организации, фактический адрес, ИНН, контактный телефон, Ф.И.О., ответственного за мероприятие (далее Организатор), вид мероприятия, дату, время, количество человек, а также выбрать необходимое оборудование для проведения мероприятия. Предоставить администратору ОЦ схему расстановки стульев, столов и необходимого оборудования. Также обговаривает необходимость пользования гардеробом или доп. вешалками в Помещение.
3. Согласно Заявки Организатора мероприятия выставляется счет на оплату.
4. После оплаты счета, в день проведения мероприятия, ответственное лицо под роспись с указанием даты, фактического времени и Ф.И.О. ответственного лица получает на reception ключи от Помещения и гардероба за 30 минут до начала мероприятия. Данное время Организатором не оплачивается.
5. После получения ключей, организатор мероприятия вместе с сотрудником ОЦ «Сакура» производит «приемку» помещения, гардероба и техники, заранее оговоренной и оплаченной по заявке. Подписывается Акт приемки техники и оборудования, необходимой и заранее оплаченной.
6. Временем начала мероприятия является время, указанное в заявке.
7. Во время проведения мероприятия Организатор обязуется обеспечить бережное отношение присутствующих в зале к Помещению, зданию, оборудованию и другому имуществу ОЦ; обеспечить соблюдение ими правил общественного порядка, техники безопасности, правил пожарной безопасности, санитарных и экологических норм, не курить. Информационные материалы Организатор обязуется размещать таким образом, чтобы не нанести вред поверхности стен, ковролина.
8. Организатор уведомляется о том, что в целях его безопасности, в Помещении ведется видео наблюдение. Подписание Заявки означает, что Организатор не возражает проведению съемки и обязуется поставить в известность присутствующих в Помещении людей. Администрация ОЦ «Сакура» гарантирует конфиденциальность видео съемки и подтверждает их автоматическое стирание по истечению 1 дня при отсутствии происшествий.
9. Временем завершения мероприятия считается время сдачи ключей сотруднику ОЦ «Сакура» и записи с росписью Организатора в журнале регистрации. Оно должно соответствовать времени, указанном в заявке на предоставление Помещения. После завершения мероприятия Организатор обязан сдать Помещение, гардероб и оборудование сотруднику ОЦ. Сотрудник ОЦ производит осмотр Помещения на предмет выявления недостатков и проверку работоспособности сдаваемого оборудования.
В случае отсутствия замечаний, факт и время передачи Помещения (ключей от Помещения и ключей от гардероба) фиксируется в журнале посещений, при этом Организатор или его ответственный представитель должен указать фактическое время, фамилию и подпись.
10. При наличии недостатков сторонами составляется Акт с подробным описанием состояния Помещения и оборудования, который подписывается двумя сторонами. Организатор обязуется возместить стоимость поврежденного во время проведения мероприятия имущества ОЦ.
11. При передаче Помещения Организатором сотруднику ОЦ позднее времени завершения мероприятия, указанного в Заявке на предоставление Помещения, Организатор обязуется оплатить стоимость аренды Помещения и оборудования сверх означенного в заявке времени согласно ценам, указанным в заявке на предоставление Помещения (расчетной единицей в этом случае является 1 (Один) час)
Представитель ОЦ «Сакура»
Дата и время проведения мероприятия______________________
С инструкцией ознакомлен ______________________
Внимание!!! Во время проведения мероприятия ОЦ не несет ответственности за вещи, находящиеся в гардеробе.
Внимание!!! Размещение на парковке производится в случае наличия свободных мест.
Заранее приносим свои извинения.
В случае возникновения у Организатора затруднений и просьб (с оргтехникой и т.п.) звонить по тел.2164-512.
Скачать заявку на проведение мероприятий
Скачать правила проведения мероприятий в ОЦ "Сакура"
